Resumen

Aunque las agencias de bienestar infantil rara vez utilizan solicitudes de información (RFI, por sus siglas en inglés), son herramientas eficaces para mejorar los servicios. Este informe muestra cómo New Hampshire utilizó una RFI para diseñar rápidamente mejores programas de apoyo familiar.

Las Solicitudes de Información (RFI, por sus siglas en inglés) son herramientas poco utilizadas de las que disponen las agencias públicas de bienestar infantil que buscan agregar nuevos servicios o modificar la combinación de servicios existente para apoyar a los niños y las familias. Antes de que las agencias salgan a licitación con una contratación formal, las RFI ofrecen una manera estructurada de solicitar aportes de la comunidad sobre nuevas innovaciones, identificar las mejores prácticas y soluciones impulsadas localmente, sacar a la luz cualquier desafío no reconocido en la prestación de servicios y señalar cambios en la dirección estratégica de la agencia.

Este informe de estrategia describe cómo Nuevo Hampshire utilizó una RFI para recopilar rápidamente aportes de la comunidad y de los proveedores con el fin de dar forma al diseño de la nueva gama de servicios de prevención para el bienestar infantil del estado.

El número de niños con casos de protección infantil que ingresaron a cuidado fuera del hogar en Nuevo Hampshire aumentó en más de 75% entre los años fiscales estatales de 2014 y 2018, uno de los mayores aumentos en el país durante este período. Esta tendencia incrementó la necesidad de que el estado mejore la variedad y disponibilidad de servicios de fortalecimiento familiar que pudieran permitir que más niños y sus familias permanezcan juntos de manera segura.

En 2019, el La Legislatura estatal autorizó $53 millones en nuevos fondos para expandir y mejorar los servicios disponibles para las familias de Nuevo Hampshire durante los dos años siguientes. Esta inversión ofreció a Nuevo Hampshire la oportunidad de acelerar el desarrollo de programas basados en evidencia enfocados en prevenir que los niños ingresen al sistema de acogimiento temporal, lo cual sería necesario para que el estado pudiera acceder posteriormente a los fondos federales de contrapartida ofrecidos a través del Ley de Servicios de Prevención Familiar Primaria de 2018 (La familia primero).

El enfoque de Nuevo Hampshire en la expansión de los servicios de prevención del bienestar infantil reflejó una tendencia nacional creciente, en la cual los estados de todo el país están planeando reformas que buscan orientar el gasto en bienestar infantil hacia intervenciones más tempranas. Para 2022, Family First será que genera más de $180 millones al año para apoyar las inversiones preventivas de los gobiernos estatales y locales. Muchos estados planean utilizar la ley Family First como catalizador para transformar sus sistemas de atención a la infancia y las familias, pasando de una postura principalmente reactiva, en la que la agencia de protección infantil interviene solo después de que se ha producido el daño, a una en la que los apoyos previos de programas comunitarios puedan evitar que los niños sufran daños en primer lugar.

En New Hampshire, varios retos relacionados con la gama de servicios financiados por la División para Niños, Jóvenes y Familias (DCYF) del estado, dependiente del Departamento de Salud y Servicios Humanos (DHHS), contribuyeron al preocupante aumento en el número de niños que ingresaron al sistema de acogida. En primer lugar, los tipos de servicios disponibles no satisfacían las necesidades cambiantes de las familias. Por ejemplo, 80% de las denuncias presentadas ante la DCYF se referían a casos de negligencia, lo cual está relacionado con los efectos de la pobreza; sin embargo, pocos servicios ofrecían apoyos concretos que pudieran ayudar a las familias a hacer frente a la inestabilidad económica. Además, algunos servicios no estaban disponibles en las comunidades rurales del estado, y pocos se enfocaban en prevenir el ingreso al sistema de acogida. En segundo lugar, muchos servicios contaban con fondos insuficientes, lo que dificultaba que los proveedores pudieran operar sus programas de manera confiable. Por último, los estándares de calidad eran inconsistentes entre los distintos programas y algunos servicios no se alineaban con las mejores prácticas nacionales que se requerirían para que el estado pudiera acceder al reembolso federal. El DCYF tenía poca experiencia en involucrar a las organizaciones comunitarias en su proceso de planificación y a muchos proveedores les preocupaba quedar rezagados mientras la agencia buscaba implementar reformas.

DCYF reconoció que el éxito de las nuevas inversiones en la programación de prevención para el bienestar infantil requería mucha más innovación en los modelos de programas ofrecidos en el estado. Muchos programas existentes carecían de una sólida base de evidencia, lo que indicaba que había pocas soluciones listas para usar que pudieran implementarse sin un mayor desarrollo y evaluación. Por ejemplo, el Centro de Intercambio de Información Basada en Pruebas para el Bienestar Infantil de California organiza los programas de bienestar infantil según la calidad de su respaldo probatorio. En el momento en que Nuevo Hampshire comenzaba a abordar su rediseño en 2019, el Clearinghouse había encontrado que solo 32 de 479 programas de bienestar infantil calificados estaban bien respaldados por la investigación existente.

New Hampshire quería utilizar el rediseño de su servicio para estimular la innovación por parte de los proveedores, particularmente en torno a programas diseñados para fortalecer a las familias vulnerables y prevenir que los niños sufran maltrato en primer lugar. La agencia, al igual que la mayoría de las del país, financiaba a organizaciones de proveedores comunitarios para brindar servicios directos a las familias remitidas por los trabajadores sociales de la agencia. Con los fondos recién asignados, la agencia buscó celebrar contratos con proveedores de servicios que ampliaran la gama de programas disponibles para que más familias que llegaran a la atención de la DCYF recibieran servicios que les permitieran permanecer juntas de manera segura.

• Sin embargo, al comenzar a considerar las adquisiciones para los nuevos contratos, la agencia se enfrentó a una serie de preguntas sobre cómo abordar el rediseño, entre ellas:
• ¿Cuáles son las necesidades de las familias en New Hampshire que, cuando no se atienden, conducen a la intervención del sistema de bienestar infantil?
• ¿Qué servicios permitirán de la mejor manera que esas familias permanezcan juntas de forma segura en el hogar?
• ¿Cuál es la capacidad de los proveedores de servicios locales para ofrecer nuevos servicios? ¿Hay proveedores de servicios de fuera del estado que busquen llegar a New Hampshire?
• ¿Cómo debe la agencia abordar la vinculación de las familias individuales con los servicios que mejor puedan satisfacer sus necesidades?

Los líderes de la agencia reconocieron que las respuestas del estado a estas preguntas se perfeccionarían con las ideas de las partes interesadas en todo el sistema de bienestar infantil y familiar. Para generar aportes públicos, Nuevo Hampshire emitió un Solicitud de información (RFI): una herramienta que rara vez había sido utilizada por el DCYF ni por las agencias de bienestar infantil en muchos otros estados.

Con la RFI, la agencia buscó aprender de los proveedores de servicios locales que a menudo tenían vínculos profundos con las familias y comunidades atendidas por la agencia. El DCYF también buscó aprender de los jóvenes, padres, padres de crianza temporal, organizaciones de defensa e instituciones académicas. A estos interesados se les pediría que compartieran conocimientos de primera mano de su experiencia en la primera línea de atención para describir las necesidades particulares de las familias y comunidades locales, sugirieran modelos de programas específicos para que la agencia los considerara y describieran qué recursos tendrían que invertirse en los proveedores para ofrecer estos programas de manera efectiva.

DCYF avanzó a través de siete pasos para desarrollar y emitir su RFI, y luego sintetizó los hallazgos de una manera que informó de manera productiva sus planes de adquisición. Estos siete pasos son comunes a cualquier agencia que busque utilizar una RFI:

1. Estableció la visión estratégica y los objetivos principales del rediseño del servicio. Los líderes de New Hampshire en el DCYF y el DHHS comenzaron el proceso de RFI afirmando la visión del estado para la transformación que esperaban lograr. A través de las próximas inversiones en su conjunto de servicios, el estado tenía como objetivo permitir que más niños permanezcan con sus familias al mejorar la calidad de los servicios disponibles para fortalecer a las familias, ofrecer más programas dentro de las comunidades en todo el estado y crear una mayor capacidad para mantener seguros a los niños. Como parte de este trabajo, la agencia diseñó una representación gráfica del posible conjunto de servicios futuros, que se incluyó en el RFI para respaldar una comunicación clara de la nueva visión (consulte el cuadro a continuación).

Componentes de la futura matriz de servicios del DCYF

2. Temas prioritarios seleccionados para la aportación de la comunidad. En las conversaciones de planificación interna de la agencia, surgieron muchos temas potenciales que justificaban la aportación de la comunidad. Estas conversaciones pusieron de relieve una serie de desafíos con la gama de servicios existente para los cuales las ideas de los proveedores podrían ser beneficiosas, tales como las listas de espera, la calidad inconsistente entre los programas y muy pocos programas centrados en la prevención. La agencia reconoció que incluir todos ellos consumiría mucho tiempo para los encuestados, por lo que el departamento priorizó dos áreas en las que se centrarían las preguntas de la RFI.

La primera área de enfoque fueron los servicios de coordinación de atención basados en la comunidad. Llamados “servicios voluntarios basados en la comunidad”, este sería un componente completamente nuevo de la gama de servicios y el DCYF tenía una serie de preguntas sobre la mejor manera de estructurar los servicios para satisfacer las necesidades de los niños y las familias en todo el estado. La segunda área de enfoque fueron los servicios de salud mental, consumo de sustancias y habilidades de crianza basados en el hogar, para los cuales el DCYF estaba interesado en aprender más sobre qué programas específicos basados en evidencia podría ofrecer para satisfacer mejor las necesidades de los niños y las familias y cómo el DCYF podría apoyar mejor a los proveedores para ofrecer estos programas.

DCYF también reconoció que las familias y los jóvenes con experiencia vivida en el sistema de bienestar infantil podrían estar menos preparados para ofrecer opiniones a través de un proceso formal de RFI. Estableció mecanismos separados a través de los cuales solicitar ideas de estos importantes grupos de interés, incluidos grupos focales específicos para padres y adolescentes.

3. Elaboré una lista breve de preguntas sencillas, específicas y abiertas para la RFI. El personal de la agencia redactó cuidadosamente las preguntas de la RFI (incluidas en un apéndice de este resumen) para garantizar la información necesaria, al tiempo que dejaba espacio para ideas creativas e inesperadas. Las preguntas fueron breves y libres de jerga. Todas eran opcionales, ya que sabía que muchos encuestados podrían no tener el tiempo, el conocimiento o el interés para responderlas todas. Las respuestas a las 16 preguntas incluidas en la RFI de Nuevo Hampshire se aceptaron en cualquier formato, incluidos el correo electrónico y la copia impresa.

4. Redacté una carta de presentación acogedora y libre de jerga para la RFI con el fin de invitar a recibir comentarios amplios de la comunidad. La dirección de la división redactó una carta (incluida en un apéndice de este escrito) en la que invita a hacer aportes y comunica el valor de recopilar ideas de toda la comunidad. La carta carecía de cualquier terminología contractual o legal, y tenía como fin aumentar la accesibilidad para los miembros de la comunidad menos familiarizados con la navegación de documentos de adquisición.

5. Implementó un esfuerzo de comunicación estratégica para emitir la RFI. Nuevo Hampshire publicó su RFI a finales de septiembre de 2019. El estado emprendió un esfuerzo de comunicación estratégica para maximizar la conciencia de la comunidad sobre la RFI y generar una gran cantidad de respuestas. Identificó y contactó a decenas de proveedores de servicios en todo el estado y en la región de Nueva Inglaterra para solicitar respuestas, incluidos muchos proveedores que no habían trabajado previamente en el estado. La agencia también se comunicó con partes interesadas en el ámbito académico, grupos de defensa y coaliciones comunitarias. El DHHS emitió un comunicado de prensa para dar a conocer aún más su solicitud de comentarios, la Radio Pública de New Hampshire publicó un reportaje que destacó la RFI.

6. Encuestados participativos durante el periodo de respuesta abierta. Dos semanas después de que se publicara la RFI, y cuatro semanas antes de que venciera el plazo para las respuestas, la agencia organizó una reunión de encuestados opcional con proveedores interesados y miembros de la comunidad para debatir sobre la visión del rediseño de la gama de servicios y aclarar el tipo de información solicitada. Alrededor de 50 proveedores y miembros de la comunidad asistieron a la sesión. Tras una presentación de la agencia, se reservó la mitad del tiempo para que la agencia respondiera a las preguntas de los participantes. Las respuestas oficiales a estas preguntas, así como los materiales de la reunión, fueron publicado posteriormente en línea para que cualquiera lo revise.

7. Respuestas sintetizadas para incorporar el aprendizaje de la RFI en planes concretos para el rediseño del servicio. El estado recibió 38 respuestas que representan a más de 50 organizaciones proveedoras y de defensa, expertos y académicos, organismos estatales pares y padres. Un grupo de trabajo compuesto por personal de la agencia analizó cuidadosamente cada respuesta para sintetizar las conclusiones e incorporar las aportaciones a la visión de la agencia sobre la futura gama de servicios y sus próximos planes de adquisición.

En abril de 2020, seis meses después de la emisión de la RFI, New Hampshire publicó una licitación de Solicitud de Propuestas para servicios voluntarios basados en la comunidad (CB-VS), que serían el primer conjunto de nuevos servicios agregados a la gama de servicios del estado como parte del movimiento del estado hacia la prevención. El objetivo de los CB-VS es ofrecer apoyo a las familias involucradas en una investigación —pero a las que el DCYF no puede atender mediante los servicios tradicionales ordenados por el tribunal— que podría prevenir un contacto posterior con la agencia de bienestar infantil mediante la gestión de casos y conexiones con otros recursos de fortalecimiento familiar.

La solicitud de propuestas (RFP) de CB-VS incluyó muchos elementos que se basaron en las respuestas de la comunidad a la solicitud de información (RFI). Algunas de las prioridades que surgieron como resultado de esta aportación incluyeron:

• Honrar la voz de la familia. El compromiso auténtico de los cuidadores, los jóvenes y los niños durante la prestación de servicios sería fundamental para diseñar y ofrecer un servicio eficaz. La Solicitud de Propuestas (RFP) de CB-VS solicitaba a los proponentes que describieran su enfoque para lograrlo.
• Ofrecer flexibilidad en el diseño del programa. Los programas debían seguir siendo flexibles (no “una solución única para todos”) para respaldar las necesidades exclusivas de cada familia. En la solicitud de propuestas (RFP), el estado sugirió posibles programas basados en evidencia, pero también invitó a las agencias a ofrecer soluciones y modelos creativos para lograr las metas del programa. Además, ofreció a los proveedores flexibilidad para personalizar la planificación de servicios y desplegar un fondo flexible para abordar las necesidades emergentes de las familias (como apoyos concretos para abordar la inseguridad económica y el transporte).
• Buscando soluciones creativas para el acceso a los servicios en todo el estado. La solicitud de propuesta (RFP) sugirió una serie de ideas para permitir el acceso a nivel estatal a los servicios recién contratados, tales como modelos de programas basados en telesalud, modelos de personal no tradicionales (como el teletrabajo y personal remoto) y la subcontratación con otras organizaciones para ofrecer servicios en distintas regiones. La RFP alentó a los proveedores a proponer otras soluciones creativas para respaldar el acceso a nivel estatal a CB-VS, con un enfoque en la prestación de servicios en zonas rurales.
• Avanzando en la colaboración entre la agencia y el proveedor para mejorar la prestación del servicio. Se esperaría que las interacciones de alta frecuencia basadas en datos entre el Estado y los proveedores garanticen la prestación de servicios consistentes y de alta calidad.
• Garantizar un financiamiento adecuado para la prestación de servicios. La RFP enfatizó el reconocimiento por parte del estado de la importancia de pagar a los proveedores a un nivel que les permitiera desarrollar y ofrecer nuevos programas. El estado desarrolló planes para proporcionar cierta financiación inicial para cubrir los costos de puesta en marcha hasta que pudiera comenzar la prestación del servicio y pidió a los solicitantes que especificaran la variedad de costos en los que esperaban incurrir para lanzar CB-VS.
• Coordinación fluida de servicios. DCYF describió el papel que esperaba que desempeñara su propio personal para hacer que el acceso a los servicios fuera rápido y fácil para las familias, especialmente durante la transferencia inicial de casos a los proveedores. DCYF expresó su compromiso de trabajar con los proveedores para desarrollar procesos claros para coordinar los servicios, así como capacitar y apoyar a su personal interno.

el de 2019 de Nuevo Hampshire Solicitud de Información para el Rediseño de la Gama de Servicios del DCYF está disponible en la página web del estado. Las diapositivas de la reunión de encuestados y las respuestas a sus preguntas también se han publicado allí.

El Government Performance Lab (GPL) de la Harvard Kennedy School ha publicado muchos recursos sobre solicitudes de información (RFI) en su sitio web. Para revisar otros ejemplos de RFI, visite el Biblioteca de documentos gubernamentales de GPL y búsqueda de “RFI”. Para conocer otras estrategias para recopilar aportes constructivos y mejorar los procesos de adquisiciones, consulte Doce estrategias para recopilar aportes constructivos para mejorar su RFP. Para obtener más información sobre las estrategias de contratación orientadas a resultados, incluida orientación adicional y ejemplos de adquisiciones, visite La página de Contratación Orientada a Resultados de GPL.

Preguntas sobre servicios comunitarios

1. Concebimos la gestión de casos y la coordinación de la atención como los componentes centrales de los servicios voluntarios basados en la comunidad.

a. ¿Cuáles son los modelos de gestión de casos y coordinación de cuidados más eficaces que deberíamos considerar para estructurar este programa?

b. ¿Qué modelos de gestión de casos y coordinación de la atención son más eficaces para abordar las necesidades básicas y económicas asociadas con un mayor riesgo de ingresar al sistema de protección infantil?

c. ¿Cuáles son las Prácticas Basadas en la Evidencia (incluidas en el Title IV-E Prevention Services Clearinghouse, el California Clearinghouse o identificadas en otra parte) que podrían utilizarse dentro de los aspectos de gestión de casos y coordinación de la atención de un programa de servicios voluntarios basado en la comunidad?

2. ¿Cómo podría diseñarse el sistema para garantizar que los niños, los jóvenes y las familias atendidos a través de servicios voluntarios basados en la comunidad tengan acceso a otros servicios disponibles, como los previstos en la subsección 4.2, según sea necesario?

a. En esa circunstancia, ¿debe el proveedor de servicio voluntario basado en la comunidad ofrecer esos servicios directamente? Por ejemplo, ¿a través de un acuerdo con otro proveedor o mediante una derivación a DCYF para autorizar una línea de servicio adicional?

3. ¿Es su organización capaz actualmente de establecer un programa de servicios voluntarios basado en la comunidad tal como se describe en esta RFI?

a. ¿Cuál sería el tiempo previsto para la puesta en marcha?

4. En su estimación, ¿cuánto dinero costará proporcionar un programa de servicios voluntarios basados en la comunidad y a cuántas familias podría atender su organización?

a. Puede proporcionar información de costos estimados en el formato que le resulte más conveniente. Si le es útil, utilice la tabla a continuación para considerar los tipos de costos que debe incluir. Alternativamente, puede compartir su costo previsto en una tarifa de “total por familia” o “por familia por día”.

5. ¿Deben adquirirse los servicios voluntarios comunitarios mediante un contrato estatal único o por regiones? Si es por regiones, ¿cómo deben estructurarse las regiones?

6. ¿Qué podría proporcionar el DCYF para garantizar la disponibilidad de servicios voluntarios basados en la comunidad en todo el estado, incluidas las zonas rurales de Nuevo Hampshire?

7. Se anticipa que el establecimiento de un programa de servicios voluntarios basados en la comunidad reducirá la reincidencia del maltrato infantil, reducirá la reincidencia de derivaciones para evaluaciones de protección infantil y reducirá la necesidad de colocaciones fuera del hogar. Dados esos objetivos de resultados, ¿qué métricas provisionales deberíamos considerar para evaluar el proceso en la prestación de este servicio y el éxito del mismo?

8. ¿Qué otras oportunidades, desafíos, problemas o factores debería considerar el DCYF mientras nos preparamos para adquirir estos nuevos servicios?

Preguntas sobre servicios basados en el hogar

1. What are the most important evidence-based practices (EBPs) that the Division for Children, Youth, and Family’s needs to add to its service array to stabilize the family, strengthen protective factors, address basic and economic needs, and prevent further maltreatment or entry to out-of-home placement?

a. Of those identified, which do you recommend DCYF prioritizes as it establishes new EBPs?

2. Of the EBPs approved in the Title IV-E Prevention Services Clearinghouse, do any of these EBPs currently operate today in New Hampshire? At what scale and where? By whom are these programs funded?

3. Of EBPs not currently approved in the Title IV-E Prevention Services Clearinghouse, do any of these programs currently operate today in New Hampshire? At what scale and where?

4. What EBP(s) is your organization currently capable of or capable of quickly implementing that would benefit children and families in NH?

a. Are there additional anticipated start-up costs, and if so, what would they be?

b. What rate would be necessary to support the sustainable provision of the EBP?

c. What would be the anticipated time of implementation?

5. What could DCYF do to support service providers in New Hampshire incorporating EBPs into their existing programs to make them more effective and eligible for new resources?

6. What needs assessment tools, used for either service planning or outcomes assessments, would be most helpful to assess children and family’s strengths and needs?

7. What other opportunities, challenges, issues, or factors should DCYF consider as we prepare to procure these new services?

8. What could DCYF provide to ensure service availability statewide, including the rural parts of New Hampshire?