En un 21^st sistema de bienestar infantil y familiar del siglo, el gobierno y las comunidades trabajan juntos para apoyar a las familias de forma preventiva y evitar crisis que puedan resultar en la intervención del sistema de bienestar infantil. Como un elemento eficaz de dicho sistema, centros de recursos familiares Los centros de recursos familiares (FRC, por sus siglas en inglés) ofrecen servicios impulsados por la comunidad a los niños y las familias, a menudo en vecindarios desatendidos económicamente. Si bien la gama de servicios de cada centro es única para su comunidad, la mayoría comparte el desafío común de asegurar fondos públicos y privados adecuados para respaldar los servicios flexibles y de prevención que las familias más necesitan.

Aunque muchos FRC ya están familiarizados con los fondos de prevención del Título IV-E, otra fuente de financiamiento federal —las Actividades Administrativas de Medicaid (MAA)— suele ser menos conocida y a menudo se pasa por alto. Sin embargo, en la ciudad y el condado de San Francisco, basándose en un éxito anterior en el condado de Alameda, California, una sólida coalición de socios está evaluando si los FRC pueden acceder con éxito a las MAA y de qué manera, como una fuente sostenible de fondos para ayudar a prevenir la intervención del sistema de bienestar infantil y apoyar resultados positivos para las familias. Hasta la fecha, los FRC de San Francisco han completado con éxito una ronda de solicitudes de fondos administrativos de Medicaid, por un total de alrededor de $300,000, cifra que se espera que aumente con el tiempo.

Este informe breve ofrece una perspectiva preliminar del enfoque de San Francisco, que incluye el desarrollo de una estructura de financiamiento sustentable, el fortalecimiento de la capacidad de los FRC para participar en la recaudación de fondos administrativos de Medicaid y las lecciones aprendidas.¹

San Francisco mantiene una red de 26 FRC creados y financiados por el Departamento de Primera Infancia de San Francisco (anteriormente First 5 San Francisco), el Departamento de Niños, Jóvenes y sus Familias, y el Agencia de Servicios Humanos de San Francisco,² con el apoyo central de Sano y salvo. En 2020, esa red de FRC enfrentaba un posible recorte en el apoyo presupuestario en medio de necesidades que aumentaban rápidamente. Con la asesoría de The Public Works Alliance y Optimas Services, Inc., el grupo se acercó a su autoridad local de Medicaid a través del Departamento de Salud Pública para presentar una reclamación de reembolso de MAA por algunas actividades de los FRC.

La idea ya se había planteado y descartado antes. Los FRC de San Francisco varían enormemente en los servicios que ofrecen, pero ninguno proporciona atención médica directa. A primera vista, parecía poco probable que fueran elegibles para recibir fondos de Medicaid. A algunos también los intimidaban las experiencias previas o las ideas preconcebidas sobre Medicaid y la amenaza de auditorías y reembolsos. Pero en los primeros días de la pandemia de COVID-19, antes de que se aprobara el Plan de Rescate Estadounidense, “la gente estaba dispuesta a pensar de otra manera”, dijo Katie Albright, exdirectora ejecutiva y presidenta de Safe & Sound, quien ahora se desempeña como asesora sénior de la organización.

Tras una mirada detallada a los servicios que brindan los FRC, facilitada por los datos que cada miembro de la red ya proporcionaba al Departamento de la Primera Infancia de San Francisco, el consultor Alex Briscoe, de The Public Works Alliance, y su equipo pudieron identificar una serie de actividades que cumplían Pautas del programa MAA y ayudó a conectar a las familias elegibles para Medicaid con una serie de servicios del FRC:

• Navegación de recursos
• Coordinación de referencias y atención, que incluye programación, transporte y organización de la atención médica (citas médicas y dentales)
• Desarrollo de políticas
• Planificación de programas
• Elegibilidad e inscripción
• Alcance comunitario (ferias de salud, creación de folletos para programas prenatales)
• Facilitar la atención prenatal
• Ayudar a los clientes a acceder a las vacunas y pruebas de COVID

Briscoe aportó su experiencia previa como director de la Agencia de Servicios de Salud del Condado de Alameda, donde supervisó una solicitud de reembolso de la MAA para el FRC de la Agencia para Niños de East Bay, la cual creció a lo largo de casi una década hasta alcanzar $450,000 al año, dentro de un presupuesto de $1.7 millones. Briscoe afirma que, si bien obtener el reembolso de la MAA no es un proceso rápido, se puede lograr cuando los socios están dispuestos a trabajar juntos. “Es más una cuestión de voluntad que de habilidad”, dice.

El equipo de San Francisco ha trabajado durante más de dos años para establecer relaciones sólidas entre todas las entidades participantes, identificar los códigos de facturación aplicables y capacitar al personal en los procesos mediante los cuales se crearán y respaldarán las reclamaciones. Las reclamaciones iniciales se enfrentaron a un proceso de revisión y control de calidad complejo y prolongado. Sin embargo, ahora que estos caminos iniciales se han trazado con éxito, los fondos deberían comenzar a fluir de manera más constante.

“Lo emocionante de las Actividades Administrativas de Medicaid es que son una fuente de ingresos que se regenera constantemente por sí misma”, dice Theresa Zighera, directora ejecutiva interina del Departamento de Primera Infancia de San Francisco. “Cuanto mejor lo entiendes, más trabajas en ello y mejor lo haces, más fondos podrías recibir potencialmente para apoyar a las familias. Sospechamos que, con algunas agencias, el límite podría ser el cielo en términos de apoyar a las familias de manera más flexible y creativa”.”

Con base en el análisis de los registros de servicios de las redes de FRC anteriores a la pandemia de COVID-19, Briscoe estima que, una vez que este enfoque se implemente por completo, será posible contar con un flujo constante de ingresos anuales de $750,000 entre los 15 FRC participantes. Si tiene éxito, los FRC tendrán entonces libertad para utilizar estos fondos sin restricciones de manera flexible, a fin de reforzar los presupuestos y ofrecer servicios nuevos o ampliados para las familias, incluyendo preparación laboral, educación para padres, apoyo habitacional y salud mental y conductual.

La tramitación de MAA se rige tanto por normativas federales como estatales. La normativa federal, detallada en un Carta de la Oficina de Administración y Presupuesto de 2003, aplica a todos los estados. Los estados, a su vez, redactan sus propios planes de Medicaid en consonancia con dicha directriz. Planes estatales de Medicaid determinar qué actividades administrativas son permitidas, quiénes pueden recibir el reembolso por dichas actividades (incluyendo si las organizaciones comunitarias son elegibles para participar) y cómo se realizará la facturación. Estos planes son administrados por una sola agencia estatal, típicamente un departamento de salud pública.

Para que un FRC (u otra organización comunitaria) reciba el reembolso de MAA, debe hacer todos los anteriores:

• Proporcionar un servicio reembolsable bajo las directrices de todas estas autoridades. La elegibilidad se basa en el servicio proporcionado. No es específico del cliente (lo que significa que no tiene que proporcionarse directamente a un cliente que sea elegible para Medicaid o que lo esté recibiendo).
• Paga ese servicio usando fondos públicos que tienen no se ha utilizado para una contrapartida federal bajo cualquier otro programa (conocido como “gasto público certificado”).
• Establecer una relación con un socio público que esté dispuesto a presentar el reclamo en nombre del proveedor y devolver parte (o la totalidad) de los fondos reembolsados al proveedor que presenta la reclamación.

Hay dos formas principales de abordar la facturación. estudio de tiempos Esta opción requiere que el personal registre su tiempo en incrementos de 15 minutos para determinar qué parte de su trabajo es facturable a cada código. Esta opción requiere una carga administrativa significativa, particularmente para configurar y capacitar al personal y mantener un registro de los cargos directos, pero puede ser más lucrativa a largo plazo, ya que resulta en que se cubran más servicios. En el método alternativo, cargo directo, el contrato de la FRC especifica que un determinado porcentaje de su tiempo será facturable. La agencia presenta una reclamación por ese porcentaje de sus gastos elegibles. Este método implica una menor carga administrativa, pero es probable que genere mucho menos en reembolsos. Los FRC en San Francisco optaron primero por seguir el enfoque del estudio de tiempo, pero cambiaron a la opción de cobro directo cuando la carga para el personal se hizo evidente. A medida que aumente la capacidad del personal, seguirán evaluando si vuelven al enfoque del estudio de tiempo.

En ambas opciones, las reclamaciones administrativas de Medicaid proporcionan un reembolso por 50 centavos por cada dólar para las actividades elegibles reclamadas. No hay límite superior para las reclamaciones cualificadas. Estos fondos reembolsados también son sin restricciones, lo que significa que pueden utilizarse para promover resultados positivos para las familias, incluyendo compensar los costos de los servicios directos, ofrecer fondos flexibles a las familias o cubrir los gastos generales de las agencias. El Departamento de Primera Infancia de San Francisco, que como financiador de los FRC se encarga de gran parte del trabajo administrativo, está devolviendo hasta 90% de los fondos —y toda la flexibilidad de financiamiento— a sus beneficiarios. ’No hemos impuesto ninguna restricción ni limitación sobre la forma en que se gasta su aportación“, dice Derik Aoki, oficial principal de programas del departamento. ”El dinero les llegará a ellos, y podrán gastarlo en cualquier servicio que contribuya al apoyo integral de las familias. Sabemos que ese tipo de flexibilidad dentro del presupuesto de una agencia es más valiosa que un dólar que se debe gastar en un administrador de casos o en mejorar las instalaciones“.”

• Un compromiso preexistente con la prevención.Para presentar una reclamación de reembolso por un servicio, los dólares no equiparados ya deben estar invertidos en el servicio a través de una combinación de otras fuentes de financiación pública o privada. “Esta es una estrategia de ingresos marginales, no una estrategia de operaciones principales”, dice Briscoe.
• Sólidas relaciones entre financiadores y proveedores. El Departamento de Primera Infancia tiene una estrecha relación con los FRC, no solo como un financiador de larga data, sino como evaluador y socio de confianza. El departamento sabía que los FRC necesitaban más financiación para apoyar a las familias al mismo tiempo que los ingresos disminuían, por lo que invirtió en ayudar a sus beneficiarios a diversificarse aún más para mantenerse a flote. Las relaciones sólidas en toda la red también ayudaron a que todos los socios participaran con confianza en un proceso bien fundamentado pero lejos de estar garantizado. “Safe & Sound ha puesto en juego nuestra buena voluntad con los demás FRC”, dice Albright. “Todos confiamos mutuamente en que va a funcionar”.”
• Apoyo de socios gubernamentales.Las relaciones también son clave al abordar a la agencia gubernamental que finalmente administrará la reclamación. La agencia debe estar dispuesta no solo a administrar la reclamación, sino también a transferir la mayor parte de los fondos reembolsados a la organización que la realiza. (Técnicamente, la agencia no está obligada a transferir esos fondos, pero sin ese paso, sería muy improbable conseguir la participación de los FRC y su personal).
• Compromiso del personal y la participación a todos los niveles. El método de facturación por estudio de tiempo no toma mucho tiempo una vez que el personal está capacitado. Los datos muestran que la mayor parte del personal de los FRC de San Francisco dedica solo tres a cinco minutos por semana en el sistema. Sin embargo, requiere tiempo y esfuerzo aprender el sistema. Estos factores adicionales han ayudado a que los FRC tengan éxito:
  • Liderazgo. Aunque solo un porcentaje mínimo del tiempo de Albright era facturable como directora ejecutiva de Sight & Sound, ella completaba un estudio de tiempo cada semana junto con su equipo. “Necesito estar facturando junto a mis colegas porque demuestra mi compromiso y fe en este trabajo”, dice.
  • Misión. Es fundamental transmitir al personal por qué esto es importante para la misión de la agencia y cómo permitirá que la organización haga más por las familias a las que sirve.
  • Capacitación repetida y personalizada.Una sola capacitación estandarizada no será suficiente. Los FRC y su personal necesitan capacitación sobre cómo aplicar los códigos específicos de su trabajo.
  • Campeones internos. Un miembro del personal de FRC señaló lo útil que fue tener colegas en el lugar a quienes conocía personalmente, disponibles para brindar ayuda y asesoramiento. Una sesión semanal de “atención en el consultorio” sin cita previa durante las primeras semanas de implementación demostró ser particularmente valiosa.
  • Mesa de ayuda. Optimas Services, una consultora especializada en ayudar a agencias gubernamentales y organizaciones comunitarias a obtener fondos de reembolso federal, ofrece un número de línea de ayuda al que cualquier empleado puede llamar para recibir asistencia individualizada inmediata con preguntas sobre facturación.
  • Rastreo y rendición de cuentas.Jessica Patterson, de Optimas, recomienda realizar un seguimiento del cumplimiento del tiempo como el indicador principal, en lugar de cuánto de ese tiempo es factible de cobro. “Siempre podemos trabajar en dónde están codificando su tiempo”, dice. “Pero si tienes personas que no están dispuestas a registrar su tiempo en incrementos de 15 minutos, entonces nunca tendrás un sistema exitoso y nunca podrás presentar un reclamo”.”
• Redes colaborativas que poner en común los recursos Para el apoyo de consultores y el acercamiento conjunto a socios gubernamentales, es más probable tener éxito. Al trabajar juntos, los FRC de San Francisco pudieron aprovechar una oportunidad que probablemente habría sido demasiado intimidante para cualquier organización trabajando sola.
• Apoyo intensivo de consultores. Todos los socios confiaban en Optimas para la consultoría. Aprovechando el profundo conocimiento de la firma sobre el sistema de Medicaid del estado, Optimas pudo utilizar los datos del Departamento de la Primera Infancia —incluido el alcance del trabajo, las facturas, las medidas de desempeño y los datos de los participantes de cada FRC— para evaluar la probabilidad de éxito de una reclamación incluso antes de acercarse a las CBO. “Eso le dio a todos una sensación de confianza en que era una coincidencia y que resultaría en algunas asignaciones concretas en el futuro”, dice Aoki. A este análisis le siguieron conversaciones individuales con cada agencia y unidad para mapear su trabajo diario específico con los códigos de facturación. Estos códigos se introdujeron luego en una herramienta digital personalizada de seguimiento del tiempo (accesible desde teléfono inteligente, computadora portátil o tableta) que muestra al personal únicamente los códigos relevantes para su trabajo.

Consideraciones para evaluar la preparación

Para los FRC que recién comienzan, se pueden utilizar algunas preguntas iniciales para evaluar la capacidad y la preparación de la comunidad para presentar una reclamación de MAA:

• ¿Qué permite nuestro plan estatal de Medicaid? ¿A quién de la agencia estatal se puede contactar para determinar si las organizaciones comunitarias son elegibles para presentar reclamaciones?
• ¿Proporciona nuestra agencia servicios que sean elegibles para reembolso bajo nuestro plan estatal? ¿Está nuestra agencia y la comunidad dispuestas o capaces de modificar nuestra gama de servicios para volverse elegibles?
• ¿Nuestra agencia recibe fondos de la ciudad, del condado o estatales que se puedan usar para la contrapartida?
• ¿Tiene nuestra comunidad una coalición o red más grande de organizaciones similares que puedan acercarse juntas a nuestra agencia de Medicaid?
• ¿Nuestra agencia tiene alguna relación con la autoridad pública (condado o estado) que pueda estar dispuesta a procesar el reclamo? y devolver la mayor parte o la totalidad de los fondos reembolsados ¿De vuelta con nosotros?