Resumen

Este informe breve resume la investigación sobre el comportamiento en torno a los desafíos que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro pequeñas y medianas en la contratación gubernamental.

Las pequeñas organizaciones comunitarias están especialmente bien posicionadas para promover el bienestar infantil y familiar y brindar servicios de prevención, fortalecimiento y apoyo a las familias, gracias a su accesibilidad, su presencia establecida en las comunidades y su conocimiento directo de las fortalezas y necesidades de las familias locales. Sin embargo, han estado subrepresentadas entre los beneficiarios de fondos gubernamentales en muchas jurisdicciones.

Como resultado de las consecuencias históricas y continuas del racismo sistémico y la desinversión, las familias de color se ven desproporcionadamente afectadas por la pobreza. Esta intersección entre la pobreza y el racismo afecta negativamente la capacidad de las familias para acceder a servicios y apoyos pertinentes para el fortalecimiento familiar, a la vez que socava su confianza en el sistema de bienestar infantil en general. Aumentar la financiación gubernamental para las CBO, especialmente aquellas en las que confían las familias de color, es fundamental para garantizar que los apoyos y servicios de prevención sean proporcionados por toda la gama de proveedores de alta calidad a los que los miembros de la comunidad se sienten cómodos acudiendo en busca de apoyo.

Este informe breve comparte perspectivas de la investigación basada en la economía conductual de ideas42 en la ciudad de Nueva York, centrada en aprender de líderes de organizaciones sin fines de lucro pequeñas y medianas, así como de funcionarios gubernamentales y otros expertos en servicios humanos, sobre las barreras que enfrentan las organizaciones comunitarias en el proceso de contratación y las estrategias para abordarlas. Si bien el enfoque de la contratación puede variar ampliamente en todo el país según las leyes estatales y locales, vale la pena considerar las barreras y estrategias destacadas en este documento en una amplia variedad de entornos de contratación.

Al tomar decisiones sobre la postulación a contratos patrocinados por el gobierno, las organizaciones comunitarias (CBO) se basan en una combinación de sus propias experiencias, precedentes organizacionales, recomendaciones de boca en boca y el contenido de las solicitudes de propuestas (RFP). Estas consideraciones a menudo conducen a decisiones razonables no para postularse a los contratos, dadas las prioridades, capacidades y realidades sistémicas externas de las organizaciones. Las barreras que impiden que las CBO contraten con agencias de servicios infantiles y familiares incluyen:

1. Capacidad organizacional insuficiente para asumir el trabajo
2. Fondos insuficientes para hacer el trabajo correctamente
3. Procesos de solicitud onerosos
4. Discrepancias entre los requisitos del contrato y la misión de la CBO
5. Desconfianza en las agencias gubernamentales de bienestar infantil
6. Escepticismo sobre sus posibilidades de conseguir un contrato

Capacidad organizacional insuficiente para asumir el trabajo

Muchas organizaciones comunitarias ya están al límite y no pueden cubrir las vacantes existentes, especialmente debido a la escasez de personal relacionada con la pandemia. Como era de esperar, se sienten reacias a expandirse o agregar nuevos programas, dadas las preocupaciones sobre la capacidad tanto para solicitarlos como para dotarlos de personal. Los contratos patrocinados por el gobierno introducen una serie de presiones sobre la capacidad de las organizaciones comunitarias, entre las que se incluyen:

Contratar nuevo personal con las habilidades adecuadas, especialmente a los niveles salariales cubiertos por la financiación del contrato.
Navegar por complejos sistemas de adquisiciones, lo cual es especialmente difícil para las OCB más pequeñas que carecen de personal dedicado a finanzas, administración y/o gestión de proyectos.
Aumento de la carga de trabajo del personal de primera línea debido a la carga administrativa de los requisitos de informes federales y estatales y otras regulaciones, lo cual es especialmente cierto en el caso de los programas respaldados por flujos de financiación pública para el bienestar infantil.

Escepticismo sobre sus posibilidades de conseguir un contrato

Dado el trabajo que requiere responder a una solicitud de propuesta (RFP), las organizaciones comunitarias (CBO) suelen dar un peso significativo a sus posibilidades percibidas de obtener la subvención o el contrato al decidir si postulan, lo que incluye evaluar la competencia potencial. Un tema recurrente fue el escepticismo de que se les considerara de manera justa en una competencia con otros solicitantes, especialmente organizaciones más grandes con más experiencia en contratación gubernamental y recursos para preparar propuestas más pulidas.

“Hay una jerarquía de agencias: algunas son consideradas las que deberían obtener un contrato”, dijo el líder de una CBO. “Para aquellos de nosotros que somos más pequeños, prevalece la actitud de que quizás no sepamos cómo hacerlo. O si lo conseguimos, no podremos ser lo suficientemente objetivos, porque estamos demasiado cerca de la comunidad”. Estas percepciones están arraigadas en experiencias directas. Este líder informó que cuando estaba considerando postularse para un contrato gubernamental, varias personas de otras organizaciones sin fines de lucro y personal de agencias le dijeron: “No vas a poder con esto, no tienes la capacidad, no tienes los conocimientos técnicos”.”

Además, varios líderes de organizaciones sin fines de lucro enfatizaron la importancia de aplicar una perspectiva de equidad racial al considerar qué factores influyen en la obtención de contratos gubernamentales por parte de las organizaciones comunitarias (CBO). El gasto gubernamental no se distribuye de manera equitativa y las organizaciones lideradas por personas de color han enfrentado barreras de exclusión explícitas e implícitas que limitan su acceso a los fondos de contratación gubernamental y pueden facilitar que organizaciones más grandes lideradas por personas blancas obtengan adjudicaciones. Una líder de color señaló que escribió varias propuestas exitosas cuando formaba parte del personal de una organización grande encabezada por un hombre blanco, mientras que propuestas comparables que escribió como directora de su organización actual, más pequeña, no tuvieron éxito. Atribuyó esta diferencia en las respuestas a sus propuestas al sesgo en contra de las organizaciones más pequeñas y/o sus líderes. Los funcionarios gubernamentales entrevistados por ideas42 también destacaron la importancia de aplicar una perspectiva de equidad racial en las adquisiciones, al reconocer la percepción de que “la raza y el tamaño pueden influir en quién tiene acceso [al financiamiento], y los sistemas existentes pueden perpetuar la idea de que las organizaciones pequeñas no pueden hacer el trabajo”.”

Si bien es difícil separar los impactos relativos en las decisiones de contratación del tamaño de la organización frente a la raza o el género del liderazgo organizacional, es posible que ambos desempeñen un papel en estas disparidades. En cualquier caso, los factores que dificultan la participación de todas las organizaciones más pequeñas en la contratación gubernamental terminan por limitar desproporcionadamente los fondos para las organizaciones lideradas por personas de color dedicadas a servir a sus comunidades, debido a que la mayoría de estas son organizaciones más pequeñas.

La documentación y los requisitos burocráticos a menudo cumplen una función de “control de acceso” que beneficia a las organizaciones más grandes. Estos van desde exigir que se presente la misma documentación a través de múltiples canales hasta requerir la presentación de documentos que muchas organizaciones comunitarias pequeñas no tienen, como manuales de personal, políticas de denuncia de irregularidades y auditorías que cumplan con ciertas especificaciones. Además, las organizaciones más pequeñas pueden carecer de la infraestructura necesaria para rastrear e informar sobre las métricas comunitarias y de los programas.

Las solicitudes de propuestas (RFP) a menudo no reflejan la innovación y el espíritu empresarial que tienen lugar en las pequeñas CBO, debido a que no cuentan con la infraestructura de datos ni con la capacidad de redacción de subvenciones de las organizaciones más grandes para destacar mejor sus fortalezas. Un líder de una CBO señaló que las agencias gubernamentales “están acostumbradas a las grandes organizaciones que tienen muchos recursos... (mientras que) nosotros tenemos un historial significativo de impacto en los programas y de servicio”.”

Cuatro estrategias pueden alentar a las OCB más pequeñas a responder a las RFP:

1. Invierta en un diálogo y diseño más tempranos, continuos y colaborativos
2. Reducir los informes y las separaciones injustificadas de menores por maltrato
3. Aumentar la accesibilidad de los contratos gubernamentales
4. Proveer asistencia y desarrollo de capacidades

Invierta en un diálogo y diseño más tempranos, continuos y colaborativos

A menudo, el las comunidades identificadas como necesitadas de servicios no tienen voz en el diseño, implementación y evaluación de servicios, “de modo que las propuestas pueden parecer no aptas debido a esa desconexión entre la organización comunitaria y el modelo de servicio preferido por el gobierno”, según un líder del sector. Los proveedores de servicios humanos y los defensores han enfatizado la importancia de diálogo continuo entre los funcionarios de la agencia y la comunidad de proveedores para abordar esta desconexión. Muchos recomendaron específicamente asociarse con organizaciones locales, funcionarios de distritos locales y comunitarios, defensores y financiadores privados para compartir información y convocar conversaciones con las OCB. Dicha colaboración permitiría a las agencias aprovechar el papel de estos socios como mensajeros de confianza, redes de comunicación más actualizadas y el conocimiento sobre qué oportunidades podrían ser adecuadas para sus constituyentes.

Para tener un impacto, estas conversaciones deben ir seguidas de una atención a las perspectivas y recomendaciones de los proveedores al elaborar las regulaciones, procedimientos e iniciativas de programas de la agencia. Esta combinación puede: 1) mejorar la comprensión de las CBO sobre las prioridades gubernamentales, la conciencia de las oportunidades de financiamiento, la disposición a postularse y la probabilidad de éxito; y 2) contribuir al desarrollo e implementación exitosa de programas que sean máximamente eficaces para fortalecer a las familias y las comunidades. Si bien las conversaciones pueden adoptar muchas formas, surgieron dos tipos de encuentros como prioridades: conversaciones generales enfocadas en el intercambio de información y la generación de ideas, y encuentros específicos sobre nuevas iniciativas. Ambos brindan oportunidades para que las agencias gubernamentales comuniquen su visión y objetivos para los programas de la agencia y el impacto en la comunidad.

Las conversaciones continuas en general permiten a las agencias obtener las perspectivas de los proveedores sobre sus comunidades y los desafíos y éxitos en la implementación de los programas existentes, así como sus ideas para nuevas iniciativas. Para ser más eficaces, estas conversaciones deben ocurrir con regularidad. El objetivo es crear un espacio para la discusión de temas que siempre son importantes pero nunca urgentes, dar tiempo al personal de las CBO y de las agencias para explorar cuestiones y experiencias a menudo complejas, y ayudar a las agencias a conocer las realidades de la prestación de servicios a lo largo del ciclo de vida de un programa. Las agencias pueden aprovechar estas oportunidades para dar publicidad a las RFP abiertas y responder preguntas sobre el proceso de solicitud, incluido dónde obtener información y asistencia adicional, y qué regulaciones y requisitos son, y no son, aplicables al programa. Esta transparencia puede alentar a más CBO a responder a las RFP y ayudarles a determinar qué oportunidades se adaptan a su perfil. También puede ayudar a contrarrestar las ventajas de información y acceso que normalmente se reservan para los proveedores de servicios más grandes con personal dedicado a relaciones gubernamentales y relaciones existentes con funcionarios de las agencias.

Las reuniones centradas en el diseño de nuevos programas específicos pueden generar ideas sobre qué servicios incluir y para quién; oportunidades de coordinación con otras iniciativas; y formas de hacer que los programas sean más fáciles de administrar. Por ejemplo, una parte clave del valor de las organizaciones comunitarias para sus constituyentes radica en su flexibilidad, su capacidad de respuesta a las circunstancias individuales y su enfoque holístico hacia el desarrollo individual y comunitario. Para maximizar el impacto de la contratación con estas organizaciones, es fundamental preservar su capacidad de ofrecer los tipos de apoyo en los que confían los miembros de la comunidad. Las conversaciones tempranas con los proveedores pueden informar los elementos administrativos de las iniciativas propuestas y las cláusulas de los contratos de maneras que mejoren la flexibilidad y faciliten la prestación coordinada de servicios.

Los funcionarios gubernamentales pueden ser cautelosos al interactuar con proveedores potenciales, particularmente durante el período en que se redacta la solicitud de propuestas (RFP), por temor a que sus comunicaciones infrinjan la ley o parezcan injustas. Sin embargo, en la mayoría de las jurisdicciones, existen varios tipos de contacto permitidos que exigen a las agencias contratantes: circular borradores de RFP o documentos de conceptos de nuevos programas para recibir comentarios; permitir un tiempo adecuado para la respuesta de las partes interesadas; y resumir y responder públicamente a los comentarios recibidos antes de emitir una RFP.

Reducir los informes y las separaciones injustificadas de menores por maltrato

Las disparidades raciales en los informes de maltrato y la intervención del bienestar infantil han sido bien documentadas a nivel nacional y en el país los 20 condados más poblados. Para aumentar el número de programas de apoyo familiar dispuestos a contratar con agencias gubernamentales, es importante que las agencias gubernamentales abordar las preocupaciones sobre la vigilancia excesiva e intrusión innecesarias que puede resultar en informes infundados de maltrato infantil y la ambigüedad sobre cuándo se mandatan los informes. Este cambio es fundamental para que las agencias gubernamentales generen confianza en las comunidades y ayuda a asegurar a los proveedores de organizaciones comunitarias que colaborar con el gobierno está alineado con su misión de apoyar a las familias en sus comunidades. Los enfoques recomendados incluyen:

• Proporcione educación continua y recordatorios regulares a todos los proveedores de servicios para la infancia y la familia, a los denunciantes obligatorios y al público sobre: los criterios utilizados para determinar si se justifica una denuncia por abuso o negligencia; cómo evitar denuncias basadas en la pobreza ayudando a las familias a asegurar recursos esenciales; y vías alternativas para obtener apoyo familiar.
• Aclare los protocolos de denuncia de maltrato en los documentos conceptuales, las solicitudes de propuestas (RFP), las sesiones informativas para los licitadores y otras actividades de difusión sobre los nuevos programas e iniciativas de prevención primaria.
• Instituya revisiones periódicas por parte de funcionarios locales de servicios de protección infantil de la cascada de decisiones que conduce a una investigación por abuso o negligencia, prestando atención al papel de la pobreza, otros factores contextuales y los sesgos cognitivos en la configuración de estas decisiones.

Aumentar la accesibilidad de los contratos gubernamentales

El escepticismo de las OCB sobre sus posibilidades de obtener un contrato a menudo se basa en su conocimiento o intuición de que los procesos existentes las desfavorecen. Para alentar a más OCB a postularse, las agencias pueden simplificar y aclarar el proceso de solicitud y modificar los criterios de evaluación para garantizar que permitan a una amplia gama de organizaciones demostrar su capacidad para administrar el contrato y ofrecer servicios de calidad. Los cambios recomendados incluyen:

• Incorpore estrategias de la Escuela Kennedy de Harvard Guía para elaborar una RFP orientada a resultados, como proporcionar una plantilla de presentación que ilustre claramente cómo presentar toda la información requerida.
• Incorporar y aumentar las ponderaciones de los criterios de evaluación que reconocen las fortalezas de las organizaciones comunitarias pequeñas y medianas, como la competencia lingüística, el liderazgo y el personal proveniente de la comunidad, la evidencia de participación de los votantes o constituyentes, y la comprensión de los recursos y las preocupaciones de la comunidad.
• Entrevistar a los solicitantes o finalistas (como lo hacen muchos financiadores privados) en lugar de depender únicamente de propuestas y documentos escritos.
• Considere nuevamente quién es responsable de revisar y calificar las propuestas para reducir la posibilidad de sesgo basado en la familiaridad. Un líder de una CBO recomendó la práctica federal de contratar evaluadores independientes en lugar de depender del personal de la agencia que quizás haya trabajado previamente con ciertos solicitantes.
• Obtenga las perspectivas de aquellos a quienes el programa está destinado a servir, por ejemplo, contratando a miembros de la comunidad como evaluadores externos.

Las organizaciones más grandes tienen ventajas de información y acceso que les permiten navegar por el proceso de solicitud y contratación con mayor facilidad. Los cambios que garanticen un acceso más equitativo a dicha información y apoyo para navegar por el proceso pueden mitigar esta ventaja y alentar a una gama más amplia de organizaciones comunitarias a postularse. Estos pueden incluir:

• Publicación de solicitudes abiertas de información.
• Difundir documentos conceptuales previos a la solicitud de propuestas (RFP) e invitaciones a conferencias previas a la licitación en cooperación con organizaciones sectoriales que prestan servicios a proveedores más pequeños y a aquellos que no han recibido financiamiento anteriormente, para alentarlos a considerar postularse.
• Ofrecer vías de fácil acceso, como una línea telefónica o una dirección de correo electrónico dedicadas a las solicitudes de propuestas (RFP), para que los posibles licitadores reciban respuestas oportunas a sus preguntas y asistencia con el proceso de postulación.

Proveer asistencia y desarrollo de capacidades

Cuando se les preguntó sobre las barreras para solicitar o asegurar contratos, la mayoría de los líderes entrevistados por ideas42 citaron problemas operativos —y no brechas en la experiencia o habilidad programática— como los principales obstáculos. Destacaron desafíos relacionados con la capacidad administrativa, tales como la gestión fiscal y de datos, la comprensión de las solicitudes de propuesta (RFP) y la manera de elaborar una propuesta atractiva. Existen varias estrategias para ayudar a cerrar esta brecha y mejorar la capacidad de las organizaciones comunitarias (CBO) para asegurar fondos públicos:

• Ofrezca asistencia oportuna y bien informada a las organizaciones comunitarias (CBO) que gestionan contratos gubernamentales. “Las agencias deben verse a sí mismas como representantes disponibles para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro y tomarse el tiempo para responder a sus preguntas”, dijo un ex funcionario.
• Financiar capacitación efectiva, asesoría y consultas destinadas a fortalecer las operaciones administrativas de las OCB en general y sus capacidades para gestionar tareas de contratación en particular. Dicho apoyo también ayudaría a las OCB a presentar argumentos convincentes sobre su capacidad para gestionar contratos.
• Crear mecanismos para – y/o ayudar a sufragar los costos de – delegar ciertas tareas o funciones administrativas a contratistas externos especializados o a agencias sin fines de lucro más grandes, incluidos acuerdos de patrocinio fiscal y de gestión de contratos.
• Desarrollar modelos alternativos de asociación más allá de la subcontratación —y disposiciones en los contratos gubernamentales que los respalden— que faciliten que una organización sin fines de lucro asigne fondos gubernamentales a otra, de modo que las organizaciones puedan colaborar para brindar servicios más integrales y eficaces a las personas y comunidades.
• Brindar apoyo general a los programas comunitarios y de apoyo familiar de base para su labor continua, en lugar de crear nuevos programas basados en prioridades gubernamentales o en percepciones de lo que las comunidades necesitan.

Las pequeñas organizaciones comunitarias (CBO) pueden ampliar con éxito el alcance y el impacto de sus servicios de apoyo familiar y prevención primaria mediante la contratación gubernamental si reciben el apoyo necesario. Dicho apoyo debe incluir cambios sistémicos para reducir los obstáculos que enfrentan y facilitar modelos de asociación alternativos, así como inversiones en el desarrollo de capacidades y un servicio al cliente más receptivo para los solicitantes y adjudicatarios de contratos. Además, las agencias gubernamentales deben adoptar procesos y protocolos para facilitar —y señalar— con mayor claridad la consideración equitativa de las propuestas presentadas por una amplia variedad de CBO.

Es importante que las agencias gubernamentales involucren a las organizaciones comunitarias de todos los tamaños en un diálogo continuo y en el diseño colaborativo de programas para garantizar que los programas financiados con fondos públicos estén informados por las realidades locales y sean manejables de implementar para los proveedores. Además de mejorar la capacidad de respuesta de las organizaciones comunitarias ante las solicitudes de propuestas (RFP) del gobierno, estas estrategias pueden tener efectos dominó significativos para contrarrestar el legado del racismo y la desinversión al centrar las prioridades comunitarias, inyectar recursos públicos en las comunidades de color y aprovechar las fortalezas individuales y comunitarias para mejorar el bienestar de los niños y las familias.